Kwa nini waendeshaji wa safari za utalii wanabadilisha QuickBooks na Excel na programu iliyojengwa mahususi kwao

Waendeshaji wengi wa safari za utalii huanza kwa njia ile ile: QuickBooks kwa vitabu vya hesabu, Excel kwa kila kitu kingine: orodha za bei, nukuu za bei, upatikanaji, na wakati mwingine hata kalenda ya uhifadhi. Si mwanzo mbaya. Zana zote mbili ni rahisi kubadilika, zinazojulikana, na nafuu kuanza nazo. Tatizo huonekana baadaye, mara biashara inapoanza kuendeshwa kwa kasi ambayo waendeshaji wa safari za utalii huendesha nayo kweli.

Mahali QuickBooks na Excel zinapoanza kushindwa

QuickBooks ilijengwa kwa uhasibu wa jumla: ankara, matumizi, upatanisho wa hesabu. Haina dhana ya orodha ya bei inayobadilika kwa msimu, nukuu ya bei inayohitaji kushikilia bei kwa masaa 48 huku mteja akiamua, au ratiba ya safari iliyoundwa na vipengele kumi na viwili kutoka kwa wauzaji tofauti katika sarafu tofauti. Kila mtiririko wa kazi mahususi wa safari za utalii huongezwa kama suluhisho la muda: lahajedwali kando ya programu ya uhasibu, lahajedwali la pili kufuatilia nukuu ipi iligeuka kuwa uhifadhi upi, la tatu kunasa kile ambacho mawili ya kwanza yalikosa.

Wakati huo huo, Excel haina kumbukumbu ya nani alibadilisha nini. Rejeleo la seli lililoburutwa au fomula iliyoandikwa upya inaweza kuipotosha orodha ya bei kwa kiasi kikubwa, na hakuna kinachoashiria hilo, lahajedwali bado linafunguka, bado linaonekana la kawaida, na kosa hilo huenda moja kwa moja kwenye nukuu inayofuata inayotumwa kwa mteja.

Kinachobadilika na programu iliyojengwa mahususi kwa waendeshaji wa safari za utalii

Mfumo uliojengwa kulingana na jinsi muendeshaji wa safari za utalii anavyofanya kazi kweli huanza kutoka mahali tofauti: orodha za bei zinazoagizwa moja kwa moja kutoka faili la PDF au Excel la muuzaji badala ya kuandikwa upya kwa mkono, nukuu za bei na ratiba za safari zinazojengwa kutoka data hiyo hiyo ya msingi ili kosa la bei lisiweze kupita bila kutambuliwa, na uhifadhi unaofuatiliwa kutoka uulizaji wa kwanza hadi kuondoka mahali pamoja badala ya kutawanyika kwenye lahajedwali, sanduku la barua, na zana ya uhasibu ambazo hazikukusudiwa kamwe kuzungumza zenyewe kwa zenyewe.

Matokeo si tu data iliyopangwa vizuri zaidi: ni makosa machache ya kimya, ya gharama yanayotokana na kuandika tena nambari zile zile kwenye zana tatu tofauti na kutumaini kuwa zote bado zinakubaliana.

Kufanya mabadiliko

Hakuna anayetaka kuhamisha biashara katikati ya msimu, na kubadilisha programu ni uamuzi halisi, si wa haraka. Lakini biashara tunazozungumza nazo ambazo zimefanya mabadiliko huwa zinaeleza wakati ule ule: hatua ambapo kupatanisha lahajedwali tatu kwa mkono kulianza kugharimu muda zaidi kuliko mabadiliko yenyewe yangegharimu. Adcoar Tours imejengwa kuzunguka pengo hilo hasa. Iangalie, au wasiliana nasi na utuambie mfumo wako wa sasa unaonekanaje.